UTILIZANDO O TMS (TRANSPORTATION MANAGEMENT SYSTEM) PARA UMA GESTÃO EFICAZ DE TRANSPORTES

A gestão de transportes é parte essencial de um sistema logístico. É a atividade responsável pelos fluxos de matéria prima e produto acabado entre todos os elos da cadeia logística. Utiliza grande número de ativos, que se encontram dispersos geograficamente, o que torna a gestão de transportes ainda mais complexa. A alta complexidade gerencial, intensa utilização de ativos e a gestão sob um grande fluxo físico de produtos torna o transporte a maior conta individual de custos logísticos, que varia entre 1/3 (um terço) e 2/3 (dois terços) do total dos custos logísticos das empresas (veja a figura 1). Desta forma, um bom gerenciamento de transportes pode garantir melhores margens para a empresa, através de reduções de custos e/ou uso mais racional dos ativos, e um bom nível de serviço para os clientes, através do aumento da disponibilidade de produtos, reduções nos tempos de entrega, entre outros benefícios.

Para esclarecer como a tecnologia de informação vem auxiliando o gerenciamento de transportes, apresentaremos as principais funcionalidades disponíveis nos Sistemas de Gerenciamento de Transportes – os TMSs (Transportation Management System).

Antes de descrever as principais funcionalidades do TMS serão apresentadas as principais decisões na gestão de transportes divididas em três níveis de decisão: Estratégico, Tático ou Operacional. O parâmetro adotado, para enquadrar cada uma das decisões de transportes em um dos três níveis mencionados acima, é a freqüência com que as decisões precisam ser revisadas. Para melhorar o entendimento desta abordagem, a figura 2 mostra de forma esquemática algumas das decisões da gestão de transportes agrupadas nos três diferentes níveis.

O objetivo da descrição mencionada acima é poder contextualizar em quais níveis decisórios um software de TMS pode ser utilizado (estratégico, tático e/ou operacional), baseado em quais decisões de transportes ele pode suportar.

AS PRINCIPAIS DECISÕES EM TRANSPORTES

• Nível Estratégico

Este nível de planejamento está relacionado com as decisões de longo prazo, entre elas:

Definição da Rede Logística – A necessidade de movimentar materiais de um ponto a outro culmina na realização de uma atividade de transporte. Pensando de forma estratégica, a gestão de transporte possui forte influência na concepção da rede logística, que determinará a localização de fábricas, CDs em função da localização de seus fornecedores, clientes e dos fluxos de materiais. Esta decisão toma como base o menor custo logístico total, mantidas algumas premissas de nível de serviço, definidos pela empresa.

Decisão de Utilização de Modais – A escolha entre as alternativas de modais – rodoviário, ferroviário, aéreo, aquaviário e dutoviário – deve ser baseada nos impactos de serviços e custos na rede logística. O aspecto de nível de serviço deve tangibilizar o tempo de transporte “porta a porta”, consistência no tempo de entrega, a freqüência e disponibilidade/flexibilidade. A tabela 1 apresenta de forma comparativa algumas características dos modais. Por exemplo, na primeira coluna podemos observar o modal aéreo como o mais caro e o aquáviário como o mais barato.

Decisão da Propriedade da Frota – Fatores de custo, qualidade do serviço e rentabilidade devem ser considerados determinantes para suportar esta decisão. É aconselhável realizar uma avaliação financeira precisa dos impactos no fluxo de caixa da empresa em qualquer decisão, além de calcular a taxa de retorno dos investimentos ou desinvestimentos (casos em que se possui frota própria e queira terceirizá-la).

Outras variáveis são importantes para tomar a decisão sobre a propriedade da frota, tais como: tamanho da operação, competência gerencial interna, competência e competitividade do setor, volumes de investimentos e modal utilizado. Porém, tão importantes quanto os critérios que auxiliam na definição sobre a propriedade da frota, é que a decisão esteja baseada em um processo estruturado, bem definido e transparente.

• Nível Tático

No nível tático estão as decisões ligadas ao planejamento da gestão de transportes de médio prazo. Destacam-se as seguintes decisões:

Planejamento de Transportes – Este planejamento irá estabelecer regras e premissas para a geração dos roteiros que deverão ser seguidos na programação de transportes. Estas regras visam adequar o tamanho da frota utilizada com o objetivo de manter serviço e reduzir custos.

Seleção e Contratação de Transportadores – Apesar de ser uma decisão que exige a definição de parâmetros estruturados para a tomada de decisão de qual ou quais transportadores contratar não é isto que se observa na prática. É comum a seleção e contratação de transportes ser um processo pouco estruturado, baseado em parâmetros frágeis, geralmente focado apenas em preço. O reflexo deste modelo desestruturado de contratação de transportes torna a busca por bons  transportadores um processo longo e em alguns casos de conseqüências sérias, como por exemplo prejuízos por atraso de entregas e perdas de market share.

Gestão sobre o Transporte Inbound – A decisão de gerir o transporte de suprimento vem se tornando um alvo a ser atingido pelas empresas. Muitas empresas compram através da modalidade FOB (Free on Board), o que significa que os fornecedores estão embutindo no preço de venda o custo do frete, seguro e demais despesas associadas. Desta forma, pode-se estar pagando um valor alto por este transporte, caso o fornecedor não esteja gerindo de forma satisfatória o transporte ou mesmo colocando margens sobre esta gestão. Outro aspecto que deve ser considerado ao assumir o transporte inbound é poder aproveitar eventuais sinergias entre os fluxos inbound e outbound da empresa.

Análise de Frete Retorno – Ao observar a estrutura da rede logística e como estão ocorrendo os fluxos de transportes entre os elos desta cadeia podem ser identificadas oportunidades de utilizar veículos em trânsito de retorno para evitar o envio de um outro veículo na mesma direção. Esta situação costuma ocorrer quando as administrações do fluxo inbound e outbound não estão sob a mesma coordenação.

• Nível Operacional

No nível operacional estão as atividades ditas do “dia a dia”. Desta forma, podemos agrupar a maior parte destas atividades numa decisão operacional específica, sendo ela:

Programação de Transportes –  Esta decisão está relacionada com as atividades de roteirização, consolidação de cargas, escolha do tipo de veículo, emissões de documentos, tracking e programação de carga e descarga.

Além das atividades diretamente relacionadas com a programação de transportes existem outras que são suportadas pelas informações disponibilizadas pela execução da programação, tais como: auditoria de frete e monitoramento dos níveis de serviço e custos destas atividades.

TMS – TRANSPORTATION MANAGEMENT SYSTEM: DEFINIÇÃO E FUNCIONALIDADES

Um TMS pode ser definido como o software que auxilia no planejamento, execução, monitoramento e controle das atividades relativas a consolidação de carga, expedição, emissão de documentos, entregas e coletas de produtos, rastreabilidade da frota e de produtos, auditoria de fretes, apoio à negociação, planejamento de rotas e modais, monitoramento de custos e nível de serviço, e planejamento e execução de manutenção da frota.

Para estruturar a descrição das principais funcionalidades dos TMSs, estas serão divididas em três grupos:

• Monitoramento e Controle;
• Apoio à Negociação e Auditoria de Frete e;
• Planejamento e Execução

No término desta descrição, será apresentada uma tabela que relaciona as principais funcionalidades com o nível de decisão a que estão referenciadas. Esta tabela servirá de base para contextualizar os softwares de TMS de acordo com os níveis de decisão que eles operam.

Além dos três grupos de funcionalidades citadas acima poderíamos citar mais um: a Manutenção da Frota. Como esta funcionalidade é muito específica ela não será abordada.

PRIMEIRO GRUPO DE FUNCIONALIDADES: MONITORAMENTO E CONTROLE

Os softwares possuem a funcionalidade de monitorar os custos e serviços por meio  das informações disponíveis acerca da performance dos transportadores, modais de transportes, utilização de frete premium, frete retorno, cargas expedidas, número de veículos utilizados, performance das entregas, avarias, etc. Os controles de custos podem ser utilizados para realizar orçamentos, acompanhar a evolução dos custos de transportes (orçado X realizado) e custos por tonelada quilômetro (R$ / ton * km), os valores pagos por cada rota (para o caso de rotas fixas) ou  até mesmo por cliente e/ou produto. É possível ainda visualizar a ocorrência de custos adicionais devido à contratação de veículos extras ou entregas em horários especiais.

O Controle de serviço pode ser observado sobre duas óticas. A primeira é a visão de quem não possui frota e preocupa-se em monitorar a performance de entregas. A segunda ótica é a de quem possui frota e visa monitorar o nível de utilização da frota, buscando otimizar a utilização de seus ativos. Os TMSs disponibilizam ambas funcionalidades: tanto para medir a performance de entregas quanto o nível de utilização da frota.

Outra funcionalidade muito difundida de monitoramento e controle é o Tracking. Utilizado para monitorar frota e produtos, pode agregar valor através da disponibilização de informações para os clientes sobre o status e localização de seus pedidos. Outro benefício gerado pelo tracking é o apoio ao gerenciamento de risco da carga e do veículo.

Os TMSs podem monitorar e controlar outras variáveis, como por exemplo tempos de carga e descarga. Para isto basta gerar a massa de dados e definir exatamente o que e como se deseja monitorar.  O nível de veracidade e robustez dos controles que são realizados é diretamente influenciado pela qualidade dos dados armazenados.

SEGUNDO GRUPO DE FUNCIONALIDADES: PLANEJAMENTO E EXECUÇÃO

Existem soluções capazes de determinar as rotas e modais a serem utilizados, seqüênciar as paradas dos veículos e o tempo estimado de cada uma delas, preparar os documentos necessários para o despacho dos veículos e verificar a disponibilidade dos mesmos. Abaixo, serão detalhadas estas funcionalidades.

A funcionalidade de roteirização envolve a definição de rotas e a programação dos veículos. Alguns dos TMSs que possuem estas funcionalidades bem desenvolvidas chegam a suportar uma série de restrições, tais como:

• Pré-determinação do horário de saída e de chegada dos veículos;
• Horário especial para entrega de pedidos;
• Diferenças de capacidades dos veículos (peso e cubagem);
• “Janelas de Tempo” que definem se um veículo realiza as entregas até um determinado horário e depois realiza as coletas, ou se realiza ambas as atividades simultaneamente;
• Volumes de cada entrega e coleta;
• Velocidades diferentes por localidades (áreas centrais e periferias), e em diferentes tipos de transportes (distribuição e de longas distâncias);
• Melhor seqüência de execução das rotas para minimizar a utilização do número de veículos e;
• Tempo de trânsito da rota baseado no limite máximo de horas trabalhadas continuamente por um motorista³.

Importante ressaltar que geralmente a otimização ocorre com o objetivo de minimizar o custo total da operação.

Estes softwares operam baseados em algoritmos avançados de otimização e modelos bem robustos, com bom nível de aderência com as complexas operações da cadeia de suprimento.

A figura 3 mostra de forma esquemática o princípio básico do funcionamento de um software de otimização aplicado a transportes.

³ – Existem leis que restringem o número máximo de horas trabalhadas pelos motoristas de caminhão nos EUA.
Apesar de vários TMSs já utilizarem ferramentas robustas de otimização de fluxos, ainda é comum em transportadores e embarcadores a utilização de rotas fixas para roteirizar as coletas e entregas. Existem alguns motivos para isto: simplicidade da operação, especialização naquele roteiro e desconhecimento do potencial dos roteirizadores. O problema das rotas fixas é que estas não são ajustadas de acordo com as variações da demanda, ou pelo menos na mesma velocidade. Por este motivo, o uso de rotas fixas pode tornar deficiente a utilização dos recursos, contribuindo com o incremento de custos.

A determinação do tamanho da frota é outra funcionalidade disponível nos TMSs como ferramenta de administração diária das necessidades de transporte. Em função do aumento ou decréscimo da demanda, o TMS pode indicar uma maior ou menor necessidade de veículos, respectivamente. Porem, não há uma ferramenta que indique qual é o tamanho da frota que deve ser mantida e seu mix (própria, terceiros e spot). Geralmente se utilizam os resultados das várias execuções de roteirização a fim de identificar se estão ocorrendo mais situações de ociosidade da frota ou de constantes contratações de spots. Este é um bom indicador para auxiliar a decisão de reduzir ou aumentar a frota fixa.

TERCEIRO GRUPO DE FUNCIONALIDADES: APOIO À NEGOCIAÇÃO E AUDITORIA DE FRETE

Estes sistemas mantêm uma base de dados das tarifas de frete praticadas para remunerar o serviço prestado e para o processo de auditoria. O software compara o valor cobrado pelo prestador do serviço de transporte contra o que foi calculado e apresenta as eventuais diferenças. O cadastramento de todas as condições comerciais, por volumes, fracionamento de carga, diferentes custos por modais, frete por viagem, entre outras particularidades, além de todas as informações dos transportes realizados (volumes expedidos por modais, tipos de veículos, rotas, tamanho das cargas e destinos) são a base de dados para a realização da Auditoria de Fretes.

Outra funcionalidade importante é a de apoio à negociação. Os softwares permitem o cadastro de novas tabelas de frete ou novas condições comerciais para identificar qual será o impacto desta nova condição sobre o custo de frete. A grande vantagem desta ferramenta é que todas as avaliações dos impactos são realizadas sobre uma base de dados real que contem as informações de todos os movimentos de transportes realizados em um determinado período.

TMS – TRANSPORTATION MANAGEMENT SYSTEM: POSICIONAMENTO NOS NÍVEIS DECISÓRIOS

Como citado anteriormente, um dos objetivos deste artigo é definir o posicionamento do TMS segundo os níveis decisórios atendidos por suas funcionalidades. Para dar suporte a esta definição será apresentada uma tabela que relaciona as principais funcionalidades com os níveis decisórios (Veja Tabela 2).

Como observado na tabela 2, é nítida a relação de um TMS com os níveis tático e operacional. A figura 4 representa de forma esquemática o posicionamento desta categoria de software.

O posicionamento do TMS nos níveis tático/operacional demonstra que ainda existe potencial de desenvolvimento para esta ferramenta. Por este motivo, o próprio conceito de TMS pode vir a sofrer mudanças ao longo do desenvolvimento de novas funcionalidades.

Apesar de ainda haver espaço para o desenvolvimento das ferramentas de TMS, os benefícios da implementação são muito significativos. Abaixo, destacaremos os principais:

• Redução nos custos de transportes e melhoria do nível de serviço;
• Melhor utilização dos recursos de transportes;
• Melhoria na composição de cargas (consolidação) e rotas;
• Menor tempo necessário para planejar a distribuição e a montagem de cargas;
• Disponibilidade de dados acurados dos custos de frete mostrado de várias formas, como por exemplos, por cliente ou por produto;
• Acompanhamento da evolução dos custos com transportes;
• Disponibilidade de informações on-line;
• Suporte de indicadores de desempenho para aferir a gestão de transportes;

Uma implementação bem sucedida está baseada em várias decisões corretas, como por exemplo a escolha do software certo e as funcionalidades adequadas para cada tipo de negócio. Portanto a escolha do TMS deve estar baseada em um processo estruturado de seleção, garantindo que os critérios sejam acurados e a solução traga os benefícios desejados.
CONCLUSÃO

Os Sistemas de Gerenciamento de Transportes – TMSs – possuem funcionalidades que auxiliam nas decisões de transportes no nível operacional e parcialmente no nível tático, porem uma série de informações utilizadas para outras decisões táticas e estratégicas podem estar armazenadas nos TMSs e dependendo apenas de tratamento.

Este fato torna o campo de desenvolvimento para os TMSs bem fértil apesar das soluções atuais gerarem muitos benefícios em suas implementações.

O desenvolvimento tecnológico também já está permitindo o uso do TMS através de provedores que disponibilizam o software via WEB. Esta técnica é denominada ASP – Application Service Provider. Já existem implementações de sucesso de TMSs por este meio e algumas implementações em andamento. Alguns provedores deste serviço nos EUA chegam a mantê-lo sem custo por um determinado período, para avaliação do usuário.

A redução de custos no transporte pode melhorar significativamente o resultado das empresas visto que esta é a maior conta individual de custos logísticos. Desta forma, ganhos de produtividade no transporte podem ser alcançados através da utilização das várias funcionalidades disponíveis pelos TMSs.
BiIBLIOGRAFIA

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