Traduzindo o S&OP para execução

O maior desafio do processo de Sales and Operations Planning (S&OP) é a tradução dos resultados e decisões do processo de planejamento mensal para a vida real de programação e execução. Um dos motivos dessa dificuldade é a natureza resumida e agregada das informações tratadas no processo de S&OP. Outro motivo, que impacta principalmente empresas do Fast Moving Consumer Goods, é o dinamismo do mercado que pode tornar o planejamento obsoleto no momento da execução. Os parágrafos a seguir têm o objetivo de debater sobre essas duas questões e propor soluções que viabilizem a execução do planejamento.

Nível de agregação dos dados

Dados agregados são ótimos para análises de trade-off e tomada de decisão, características fundamentais para as reuniões de S&OP. Essa visão resumida, no entanto, dificulta a tradução das decisões em execução. Como perceber que a produção terá sua capacidade excedida no final do mês por causa da concentração da demanda na última semana se o planejamento olha o mês de forma agregada? Para antecipar este problema de capacidade, é necessário enxergar o plano de vendas por semana, e, se for o caso, considerar a formação de um estoque pulmão com a capacidade ociosa no início do mês para atender o pico do final do mês. Outro exemplo é o abastecimento do CD com um produto de baixo giro. Se o plano de abastecimento avalia a transferência em família de produtos por mês, como irá perceber qual o dia certo de transferir determinado SKU?

Os planos de venda e de capacidade devem estar em níveis de desagregação que permita que pontos críticos de capacidade sejam percebidos durante o planejamento. Cada operação precisa avaliar o plano com um nível de agregação diferente dependendo de sua natureza. Enquanto o plano de estoque precisa avaliar a demanda diária de cada SKU, o plano de transferência basta ter a visão do volume em pallets a ser transportado por dia e o plano de compra de insumos por semana. Apesar de cada função de planejamento fazer seus planos no nível de agregação da informação mais útil para o seu objetivo, as análises apresentadas nas reuniões precisam estar em uma única língua para que todos compreendam as interfaces e impactos entre os planos. Essa língua única deve ser mais agregada, mas pode ser aberta quando for necessário maior nível de detalhe para uma discussão específica.

Figura 1 – Nível de agregação da informação no S&OP

Fonte: ILOS

A abertura da informação é fundamental para que os pontos críticos de capacidade sejam antecipados e resolvidos durante o processo de planejamento. Caso contrário, esses problemas só serão identificados e solucionados no processo de execução tornando inúteis as decisões tomadas durante o planejamento.

Dinamismo do mercado

Em mercados mais dinâmicos, a acurácia da previsão feita para o mês seguinte pode não ser a melhor possível, pois o nervosismo da demanda torna o forecasting rapidamente obsoleto. Um dos efeitos dessa baixa acurácia é que na hora de executar o plano a demanda é tão diferente do planejado que as áreas operacionais são tentadas a ignorar o planejamento e reagir ao mercado.

Para empresas inseridas em mercados altamente competitivos e dinâmicos, as Fast Moving Consumer Goods, a solução tem sido o acréscimo do ciclo semanal de planejamento ao processo, chamado de Sales and Operations Execution (S&OE). Esse ciclo mais curto de planejamento foi descrito pelo Sócio Executivo Leonardo Julianelli no post sobre o tema e pode ser resumido como o processo de desdobramento do S&OP que busca detalhar os planos de venda atualizados semanalmente para os planos de produção, recebimento e expedição semanais, permitindo ajustes e a melhor alocação de recursos possível frente as variações da demanda. Dessa forma, as mudanças previstas no curto prazo da semana podem ser consideradas no planejamento por meio de pequenas adaptações.

Figura 2 – Ciclos de Planejamento Mensal (S&OP) e Semanal (S&OE)

Fonte: ILOS

É muito importante que o planejamento da demanda seja feito em um nível de agregação da informação que antecipe os problemas que serão enfrentados durante a execução assim como reaja de forma adequada às mudanças mercadológicas por meio de revisões do planejamento em um ciclo mais curto de previsão. Caso contrário, as funções operacionais terão que tomar decisões durante a execução, podendo trazer resultados descolados do planejamento. Afinal de contas, se a execução não reflete o planejamento, para que perder tempo planejando?

Referências

<https://ilos.com.br/web/sales-operations-execution/>

<http://www.logility.com/blog/chris-russell/january-2014/translate-sales-and-operations-planning>