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Ações para minimização da contaminação em operações fundamentais

Nas últimas semanas, muitos de nós, seguindo a recomendação das autoridades, estamos nos mantendo em isolamento social e tentando trabalhar em home office, da maneira mais produtiva possível com o apoio da tecnologia, no intuito de evitarmos a disseminação do coronavírus.

Neste momento, operações industriais e logísticas também começam a sofrer interrupções por conta da epidemia e, logicamente, pela natural diminuição no consumo de determinadas categorias.

No entanto, algumas operações são essenciais para a sociedade e não podem parar, como a indústria farmacêutica, de alimentos e bebidas, além, obviamente, das operações hospitalares e de segurança pública. Também operações de varejo, sobretudo de comércio eletrônico e delivery, têm sido desafiadas pelo incremento de demanda resultante da recomendação de isolamento social.

Um dos grandes desafios para estas operações é minimizar a possibilidade de contágio entre funcionários, uma vez que estes podem contrair a virose fora do ambiente de trabalho e disseminá-la antes de apresentar os primeiros sintomas, afetando muitas vezes a continuidade operacional de uma fábrica ou centro de distribuição.

Para além das medidas já adotadas de proteção individual, como uso de máscaras, luvas e demais EPIs, e higienização frequente com álcool gel, que outras medidas poderiam ser adotadas por empresas que precisam manter suas operações em funcionamento, garantindo a continuidade em um cenário de prolongamento da crise?

Minimização da contaminação - ILOS Insights Figura: A logística precisa continuar trabalhando para que não falte produto aos brasileiros. Fonte: Terri Sharp por Pixabay

Para responder a esta pergunta, podemos buscar inspiração em operações diferenciadas, que precisam adotar medidas de continuidade e proteção das equipes em situação de insalubridade e/ou periculosidade, como equipes embarcadas, ações militares e hospitais de campanha.
Parte das medidas apresentadas abaixo são contrárias às boas práticas de produtividade operacional, mas visam, mesmo que a um custo mais alto, evitar a descontinuidade de uma operação neste momento de crise.

Constituição de Equipes “Isoladas”

Na China, foram usados mecanismos tecnológicos sofisticados, a partir da geolocalização dos celulares e mecanismos de IA, para classificar o risco de contágio das pessoas a partir de suas movimentações e contatos com outras pessoas potencialmente infectadas, permitindo ações de afastamento e isolamento mais precisas e impedindo impactos maiores nas operações das empresas.

Na impossibilidade tecnológica e legal de realizar este rastreio nos times operacionais, uma das formas para evitar a rápida disseminação da doença em uma operação é a formação de equipes de trabalho que não tenham contato com outras, permitindo uma quarentena seletiva em caso de suspeita de contaminação de algum membro. Por exemplo, os times de entrega, formados por motorista e ajudantes, não devem sofrer modificações e permanecer sempre os mesmos.

Este mesmo conceito pode ser expandido para operações fabris, formando equipes fixas por linhas de produção, e de armazenagem, quando possível for separar linhas de picking ou as atividades de recebimento, movimentação e expedição. O ideal é que as equipes isoladas sejam compostas por pequenos grupos de 5 a 8 pessoas, facilitando o rastreio de suspeitos e evitando um impacto significativo na operação. Um exemplo de como fazer isto é definir o time da “linha de produção 3 do turno 1”, com operador de máquina, supervisor de linha, abastecedores e técnico de manutenção, que será sempre o mesmo e não terá contato com as demais equipes.

Naturalmente, esta “especialização” forçada retira flexibilidade da operação e leva a um aumento dos recursos necessários para realizá-la. Algumas vezes, não é possível a formação de grupos tão pequenos, nem útil pela natureza da operação, que obriga o contato entre os diferentes times. Nestes casos, seria possível expandir o conceito de grupos “isolados” para toda equipe operacional de um turno, jamais misturando pessoas entre turnos.

Cuidados nas Trocas de Turnos

Não adianta o isolamento das equipes durante suas atividades sem o devido cuidado em momentos de possível contato, como a troca de turno. É necessário fazer um escalonamento para a saída/entrada de cada equipe em um horário diferente, com intervalos de 10 a 15 minutos entre saídas e entradas, de forma que seja possível a higienização e sanitização de banheiros e vestiários.

Obviamente, este processo torna a troca de turnos muito mais longa e, por isso, é necessário um planejamento prévio e ajuste nos horários de trabalho. Para empresas que organizam o transporte para seus funcionários, é importante a manutenção do isolamento das equipes nesta operação, podendo obrigar uma troca dos ônibus por veículos menores, como micro ônibus e furgões, todos devidamente higienizados quando da entrada de uma nova equipe no veículo. Se mantidos os ônibus maiores, convém alternar os assentos, garantindo o distanciamento dos funcionários, o que resultará na necessidade de veículos adicionais.

Supervisão e Reuniões com Times Operacionais

Outro momento de possível contato e disseminação da virose são as reuniões de supervisão e orientação, que precisam ser repensadas. Novamente, tanto quanto possível, os times “isolados” precisam ser orientados individualmente, sem grandes reuniões matinais/vespertinas com todos na mesma sala. Algumas empresas estão realizando as reuniões em áreas abertas, como pátios e estacionamentos, com distanciamento entre as equipes.

No entanto, é necessário reconhecer a figura do supervisor/coordenador de operações e/ou linha de produção como um importante vetor de disseminação, uma vez que potencialmente tem contato com as várias equipes e poderia servir de “ponte” de contaminação entre elas.
Assim, esta figura passa a ser crítica para a continuidade operacional, devendo estar sempre com todos os EPIs necessários para a sua proteção e de suas equipes, como luvas, óculos, máscara e capote, evitando sistematicamente o contato físico e sendo transportado, sempre que possível, individualmente para sua residência com veículos da frota e/ou alugados.

Equipes de Venda e Entrega

As estruturas mais vulneráveis da operação, sem dúvida alguma, são as equipes externas, seja de vendas ou entregas e, por isso, a necessidade de cuidado redobrado com elas. Como entram em contato com outras operações e/ou com o consumidor final, a exposição ao vírus é muito maior e a chance de contaminação da unidade operacional em que estão baseados é relativamente grande. Além da responsabilidade social para não disseminação da doença na população isolada.

Por isso, entregadores e motoristas devem estar equipados com todos os EPIs, ter as cabines dos veículos higienizadas frequentemente e usar álcool gel para higienização das mãos a cada entrega, valendo o mesmo cuidado para entrega comercial ou residencial, inclusive para entregadores de pequenos comércios locais e de empresas de entrega urbana, como Loggi, iFood e outras.

Além disso, estas equipes não devem ser modificadas entre turnos e dias de trabalho e precisam ser isoladas das equipes de operação interna de fábricas e centros de distribuição. Entregadores individuais devem ser orientados a não terem contato uns com os outros.

Dark Store/Dark Kitchens

Falando agora de operações de lojas e restaurantes, em grande parte já sofrendo restrições de funcionamento, as medidas acima de isolamento e proteção das equipes também são benvindas. Mesmo os que mantêm as portas abertas ao público sofrem com a redução das vendas presenciais, compensada em parte pelo aumento das operações de delivery.

Neste cenário, pode ser interessante, ou mesmo vital, experimentar operações conhecidas como dark store e dark kitchen, quando lojas e restaurantes estão fechados para o público, operando como um mini centro de distribuição/produção de alimentos para a entrega.

O custo operacional de manter as lojas abertas não compensa para o volume de vendas presenciais e as operações de separação de mercadoria para entrega residencial tornam-se muito ineficientes. Ou seja, não ocorrem quase vendas presenciais e não é possível dar um bom atendimento, ou mesmo atender a demanda, do cliente que solicita a entrega dos produtos em sua residência.

As operações fechadas, ou “escuras” do termo em inglês, permitem um incremento excepcional de produtividade na separação e envio dos produtos para os clientes, viabilizando o atendimento da maior demanda, sem gerar perdas significativas neste momento. Além disso, preserva as equipes de contato com o público externo e evita a contaminação.

Farmácias, mercearias, restaurantes e mesmo lojas de grandes cadeias varejistas podem se beneficiar imensamente desta prática enquanto durar o isolamento forçado pela Covid-19.

Esperamos que as práticas aqui sugeridas possam ajudá-los na manutenção de operações fundamentais, garantindo a saúde de nossos heróis da operação e o abastecimento da população isolada.

Venda direta ou através de distribuidores: o dilema do setor de Saúde

No Brasil, um dos questionamentos que sempre vêm à tona no setor de Saúde envolve a definição dos canais de distribuição. Periodicamente, as indústrias farmacêuticas reavaliam se devem aumentar a venda direta para os PDVs, reduzindo a dependência dos distribuidores, que hoje representam 70% das vendas das indústrias de medicamentos.

Na comparação entre os países, os canais de suprimentos de medicamentos não são muito diferentes do Brasil. Nos Estados Unidos, mais de 90% das vendas da indústria farmacêutica vão para os distribuidores, que se encarregam da entrega diária em quase 200 mil pontos de atendimento à saúde espalhados pelo país. Em países como Dinamarca, Grécia, Irlanda, Luxemburgo, Holanda e Reino Unido, esse percentual é de um pouco menos de 90%, enquanto na República Tcheca, França e Itália chega a quase 80%.

A expectativa para os próximos anos é de que esse cenário sofra alguma alteração, com as indústrias farmacêuticas buscando novas maneiras de aumentar suas margens e aumentando as vendas diretas para as farmácias e os hospitais. Na Europa, as margens médias das distribuidoras farmacêuticas giram em torno de 5% a 10%, podendo chegar a 23%, como no caso da Holanda, enquanto nos Estados Unidos, a margem média é de 6%.

Entretanto, aumentar a venda direta pode significar também aumento nos investimentos necessários para garantir o nível de serviço atualmente oferecido na cadeia farmacêutica. Nos Estados Unidos, os clientes do setor de saúde (médicos e pacientes) esperam alto nível de serviço, sendo comum as farmácias fazerem pedidos diários, com entregas entre 12h e 24h após o pedido. Essa expectativa não é muito diferente no Brasil, onde metade das vendas dos distribuidores de medicamentos são atendidas no dia seguinte do pedido, enquanto outros 20% são atendidos no mesmo dia, segundo recente pesquisa feita pelo ILOS e que compõe o Panorama ILOS “Supply Chain no setor de Saúde”.

Estudos feitos nos Estados Unidos mostram que a saída dos distribuidores do mercado farmacêutico aumentaria em quase 12% os custos totais da indústria farmacêutica para que esta mantenha as entregas diárias às farmácias. Caso o prazo de entrega passe para uma semana, o que exigiria um estoque maior nas farmácias, o custo total da indústria aumentaria em 4%. Esse aumento de custos se deve, em grande parte, à necessidade de as indústrias realizarem operações e gerirem sistemas que atualmente são usados pelos distribuidores.

Apesar da maior complexidade e do possível aumento nos custos, mais de 30% das indústrias de medicamentos no Brasil gostariam de mudar a configuração de canais de venda, aumentando a participação da venda direta. Visualizando uma possível redução de custos, grande parte das redes de farmácias (77%) e das farmácias independentes (92%) também têm interesse em comprar diretamente da indústria e até admitem a possibilidade de redução da frequência de entregas, com consequente aumento dos lotes pedidos e dos estoques nas lojas.

Confira mais números sobre a cadeia de suprimentos de medicamentos no infográfico abaixo:

canais de distribuição - infográfico - blog ILOS

Referência biblográfica:

Panorama ILOS “Supply Chain no setor de Saúde”

OECD – Competition issues in the distribution of pharmaceuticals

Booz Allen – The role of distributors in the US Healthcare Industry

Logística de medicamentos no Brasil, os desafios e a necessidade de profissionais especializados

Nesses últimos anos, o segmento de saúde tem sido foco das discussões de prestadores de serviço e de profissionais de logística e supply chain. Essa atenção especial tem suas motivações bem fundamentadas.  O mercado de saúde é um dos únicos que tem previsão de crescimento mesmo durante os períodos de crise, principalmente, pois seu crescimento está mais relacionado ao envelhecimento da população que ao crescimento da renda.

medicamentos schaefer - Divulgação

Figura 1 – Mercado de saúde é um dos poucos em crescimento mesmo em período de crise

Fonte: Medicamentos Schaeffer

Claro que o crescimento pode ser mais ou menos acentuado a depender da renda e dos investimentos governamentais no segmento, no entanto, o aumento do volume deve ocorrer, conforme percebeu-se ano passado e tem-se percebido esse ano.

Nesse contexto, algumas questões quanto à logística de medicamentos e a outros itens de saúde devem ser avaliadas e aprimoradas de forma a evitar rupturas na cadeia e perdas de produtos que podem ocasionar, não somente perdas financeiras, mas perdas de vida.

Os pontos mais críticos no que diz respeito à logística de medicamentos no Brasil são “logística fria”, o alto valor dos produtos, alto fracionamento de entregas e a logística hospitalar.

A disponibilidade de veículos refrigerados e com controle de temperatura é uma preocupação crescente para esse segmento que vislumbra um futuro com mais medicamentos biológicos e que exigem frio para se manter adequados para o uso.

No Brasil, uma parcela pequena da frota das grandes transportadoras é própria, sendo cerca de 70% subcontratada. Sendo assim, dificuldades no investimento para adequação da frota existe e tem sido restritiva para o aumento da disponibilidade.

Corroborando com a dificuldade de investimento pelos motoristas autônomos/agregados, está o alto valor da carga. Além de fazer o investimento no veículo, o motorista precisa ter seu perfil aprovado pelas gerenciadoras de risco para movimentação de medicamentos, dado que são produtos muito visados por quadrilhas.

Não somente a restrição de perfil de motorista, mas o valor total das cargas a serem movimentadas também são limitadas por questões de risco. Essa limitação faz com que a ocupação dos veículos seja muito prejudicada, chegando a ocupações da ordem de 30%.

No entanto, o alto fracionamento da carga não é apenas culpa dos altos índices de roubo de carga brasileiros, as farmácias, hospitais e distribuidores buscam comprar os menores lotes necessários de cada medicamento devido à restrições de capital.

Somada a restrição de capital ao crescente número de SKUs e a alta especificidade de uso de cada medicamento, há dificuldade para consolidação de carga e torna mais complexa a previsão de demanda e gestão de estoques.

Essa situação tem gerado uma maior necessidade de profissionais especializados em logística e supply chain, reforçada pelo fato de no segmento de saúde grande parte dessas atividades serem realizadas por médicos e farmacêuticos.

Os grandes hospitais do país têm investido na frente de logística e supply chain, buscando profissionais especializados e incluindo como parte essencial da operação do hospital a disponibilidade de medicamentos, não somente no estoque central do hospital, mas também para cada farmácia e leito.

Apesar desse direcionamento nos grandes hospitais do país, ainda há um caminho longo a percorrer para que isso também ocorra em hospitais menores e públicos, reduzindo os custos, as perdas e, principalmente, as faltas de medicamentos.