DESENVOLVENDO UM PLANO DE CAPACITAÇÃO EM LOGÍSTICA

O objetivo deste artigo é apresentar características consideradas fundamentais para a elaboração de um plano de capacitação na área de logística empresarial, bem como destacar uma metodologia capaz de articular os componentes necessários à capacitação na atividade, de forma a contribuir para a melhoria do desempenho da empresa.

A logística vem superando barreiras no cenário mundial. O que antes era visto como uma área sem expressão, é hoje considerado elemento de fundamental importância para a sobrevivência das empresas. Pensamentos como o de “saco sem fundo”, onde empresas realocavam para a área de logística, funcionários não capacitados das mais diversas áreas, tornaram-se gradativamente obsoletos.

Um fenômeno semelhante vem acontecendo com a capacitação nas empresas. Não obstante o fato das mesmas terem o conhecimento do valor de se capacitar, muito ainda há de ser feito para otimizar o desenvolvimento técnico de seus funcionários.

Devido ao avanço dos processos tecnológicos e à aceleração do fluxo de informação, a necessidade de atualizar-se é cada vez maior, uma vez que, como se pode inferir do gráfico da figura 1, novas descobertas ocorrem em um menor espaço de tempo. Tais eventos implicam na ramificação da teoria, ou seja, em uma maior especificidade do conhecimento (figura 2).

O conhecimento em logística pode ajudar e muito na melhoria de processos operacionais e estratégicos das empresas. Em parte, a grande ajuda que a logística recebe provém da tecnologia, que nas últimas décadas teve seu “boom”, passando a crescer exponencialmente. Na logística ela atua na integração da cadeia, nos controles e na automação das atividades, e quanto mais avança, mais mudanças acontecem, surgindo assim uma maior necessidade de capacitação.

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Figura 1 – Avanço Tecnológico x Tempo 
Fonte: W. P. Longo 

 

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Figura 2 – Relação Causa x Efeito

Por que investir em um plano de capacitação em logística?

Quem não quer melhorar a satisfação do cliente ou parceiro e ganhar benefícios com seu negócio melhor estruturado? Capacitar-se em logística implica em utilizar melhor os recursos de infraestrutura, no qual as empresas se sustentam. Significa melhorar o desempenho global dentro da cadeia, pensando não só em aprimorar o fluxo de bens e de informação, bem como na redução do capital de giro ou mesmo no retorno sobre o ativo.

De acordo com uma pesquisa norte-americana, realizada pela Establish, Inc./Herbert W. Davis and Company, em 2004, os dois maiores direcionadores de decisão em logística são: nível de serviço e custo. A capacitação em logística muito contribui para um melhor desempenho nos dois pontos acima citados, conforme apresentado na figura 3.

O aumento da demanda dos clientes em razão de níveis de serviços cada vez mais elevados, leva as organizações a necessitarem efetuar suas operações com mais eficiência e eficácia. De acordo com Ronald H. Ballou (2001), “o nível de serviço logístico é o fator-chave do conjunto de valores logísticos que as empresas oferecem a seus clientes para assegurar sua fidelidade”.

Por outro caminho, estratégias de redução de custos logísticos, sejam eles tributários, custos de estoque ou custos de transporte, são “um bom chamariz” para os grandes empresários, já que reduzindo custos torna-os mais competitivos, podendo aumentar a margem de lucro, bem como o retorno sobre o capital do acionista.

O profissional de logística, com a integração dos processos ao longo da cadeia de suprimento, passou a enxergá-la em toda sua plenitude, de forma estratégica, buscando os melhores resultados possíveis em termos de redução de custos, de diminuição de desperdícios e de agregação de valor para o consumidor final.

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Figura 3 – Meios para Otimização de Resultados

Portanto, a renovação do conhecimento em logística é crucial para o acompanhamento do mercado. É necessário um constante aperfeiçoamento das habilidades do grupo para a empresa ter força e ser competitiva. Torna-se assim fundamental desenvolver um plano de capacitação que contemple as carências da empresa no campo da logística e estabeleça os mecanismos necessários ao atingimento dos resultados desejados.

Plano de capacitação

Elaborar um plano de capacitação significa propor o aprimoramento, ou mesmo a noção de competências específicas para certas atividades. A proposta deve ter fundamentos em estimativas empíricas, de acordo com as habilidades mensuradas qualitativa e quantitativamente dos recursos humanos em questão.

O produto de um plano de capacitação em logística, ou seja, a proposta de treinamento para o aprimoramento das competências, é concretizado através da apuração de questionários e entrevistas realizadas com áreas específicas, onde o gap de uma competência se dá pela diferença entre seu nível desejado e seu nível atual.

  • Bases para um plano de capacitação

Um plano de capacitação deve ser baseado em competências. Estas, segundo Scott B. Parry (2000), denotam “um agrupamento de conhecimentos, habilidades e atitudes correlacionadas que afeta parte considerável da atividade de um indivíduo, relacionando-se com o seu desempenho, que pode ser medido segundo padrões preestabelecidos e que pode ser melhorado por meio de treinamento e desenvolvimento.”

Pode-se classificar as competências em três tipos: as técnicas, as estratégicas e as comportamentais. As primeiras se referem a todos os aspectos práticos do dia-dia. As estratégicas são relativas à visão sobre o mercado e tendências, e sobre as mudanças que impactam o negócio – dizem respeito à forma como se exploram as informações disponíveis no mercado sobre análise e planejamento, gestão de pessoas, marketing e outros conhecimentos. As competências comportamentais são as que facilitam o relacionamento com outros empreendimentos, com fornecedores e clientes – é a maneira de empreender, negociar e liderar pessoas e equipes. Essas competências estão ligadas à forma de ser e interagir. Enfim, fazem parte da postura diante dos negócios e do comportamento como empreendedor.

Para o plano de capacitação em logística são apenas consideradas as competências técnicas, ou seja, as que fazem parte da atividade operacional de seu negócio.

• Elaborando um plano de capacitação

O primeiro passo é conhecer como funciona a estrutura da companhia ou da área a ser analisada. É preciso saber se as atividades já são bem definidas e, em caso negativo, mapear os postos de trabalho das áreas envolvidas.

Ao analisar o mapeamento dos postos de trabalho e entender os processos intrínsecos à sua atividade, pode-se formular um modelo de competências técnicas que envolva esses conhecimentos e habilidades. Essa matriz define as competências requeridas “ideais” para cada indivíduo em cada posição. As competências devem ser agrupadas nos processos e descritas, por especialistas nos assuntos, em níveis crescentes de conhecimento, visando uma uniforme compreensão e a redução da subjetividade da escala.

  • Coleta de informações de campo

As competências, separadas de acordo com os processos, são encaminhadas aos empregados, sob a forma de questionário, sendo estes diferenciados entre gerentes e funcionários. Os gerentes respondem o questionário definindo a importância de cada competência para as funções desempenhadas por suas equipes. Além disso, definem os níveis desejados e atuais de competências para as funções desempenhadas por suas equipes. Já os funcionários respondem questionários individuais sobre a sua percepção dos níveis atuais de competência da equipe de que fazem parte.

Às informações de nível quantitativo obtidas através dos questionários, pode-se agregar dados qualitativos, a partir de entrevistas realizadas com gerentes e demais empregados envolvidos no processo. Pode-se enriquecer ainda mais os dados qualitativos utilizando-se também entrevistas com clientes e fornecedores internos e externos.

As entrevistas devem ser diretas, com perguntas abertas, com base em roteiros semi-estruturados, elaborados de acordo com as características das áreas abordadas e transcritas de imediato, de modo a garantir a plena compreensão das informações e possibilitar a articulação dos fatos levantados e das carências no tocante a treinamento.

Tanto os questionários como as entrevistas têm suas vantagens e suas limitações. Os questionários apresentam ao menos três restrições concretas: a) o envio do questionário não garante o recebimento da resposta do mesmo, então é necessário que se calcule o tamanho da amostra para que o erro seja mínimo, ou seja, que o número de respostas seja representativo em relação à população; b) para que se tenham razoáveis estimativas é necessário que o questionário possua um número relativamente pequeno de perguntas, de forma a evitar a fadiga e o desinteresse por parte do informante; c) a dificuldade de sanar supostas dúvidas em relação aos itens do questionário pode ocasionar uma redução na amostra, uma vez que cada resposta em branco representa um informante a menos em relação àquele item, podendo assim reduzir a acurácia.

As entrevistas também apresentam ao menos três limitações metodológicas: a) pode ocorrer a falta de motivação do entrevistado para responder as perguntas; b) o fornecimento de respostas falsas por questões pessoais ou políticas; c) possível influência exercida por parte do entrevistador. Este deve conduzir a entrevista de forma a “não enviesá-la”.

A apuração das respostas dos questionários resulta em informações sintéticas, de fácil mapeamento. As entrevistas, por permitirem uma exposição mais livre do tema abordado, fornecem resultados de elevada riqueza na apreciação do processo.

• Análise dos dados

A análise dos dados obtidos a partir da coleta de informações, efetuada através das entrevistas e dos questionários, necessita ainda ser balizada pelos especialistas na área, de modo a avaliar a compatibilidade daquelas informações às necessidades da empresa e à realidade do mercado.

O levantamento da demanda de treinamento por posto de trabalho, conduz à identificação dos gaps de competência entre o modelo formulado e a realidade verificada nos questionários, além de suas prioridades de treinamento.

Quanto à análise quantitativa, exemplificada pela figura 4, os números são obtidos através de médias das respostas, com seus devidos cruzamentos. A “importância da competência” é definida pelo cruzamento das avaliações dos questionários dos gerentes e pelo conhecimento específico da equipe de especialistas no assunto. O “nível atual” é aquele apresentado nos questionários, originado pela auto-avaliação dos funcionários e pela avaliação dos gerentes em relação a sua equipe. Já o “nível necessário” é aquele obtido pelo cruzamento das avaliações dos questionários dos gerentes, pelas entrevistas e pelo conhecimento específico da equipe de especialistas. O “gap”, como mencionado anteriormente, é resultado da diferença entre o “nível necessário” e o “nível atual”. Por fim, a “prioridade de treinamento” resulta da multiplicação da “importância da competência” pelo “gap”.

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Figura 4 – Identificação de gaps e prioridades de treinamento
Fonte: Centro de Estudos em Logística – 2004 

  • Conclusão do projeto

A partir da análise dos dados, programas de treinamento podem ser elaborados, sendo moldados para específicos postos de trabalho.

As demandas identificadas são assim priorizadas de acordo com a hierarquia das necessidades de treinamento, com base nas carências específicas dos colaboradores, incluindo os gestores das respectivas áreas abrangidas.

Os programas de treinamentos destinados à capacitação em logística devem ter cunho prático e ter o conteúdo pré-estabelecido pelo plano de capacitação, evitando assim um investimento desnecessário. Cada um deles deve ser indicado à luz dos requisitos técnicos desejados, observando-se a adequação das ofertas de capacitação existentes no mercado, a possibilidade de aplicação de programas in company e a viabilidade da utilização de multiplicadores internos.

Com base na magnitude dos gaps e na criticidade das funções, podem ainda ser levantadas as atividades prioritárias para se executar o plano de capacitação.

A figura 5 representa, de forma esquemática, as principais etapas do plano de capacitação:

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Figura 5 – Modelo de aprimoramento das competências 
Fonte:  A Skills-Based Analysis of the World Class Purchaser 
  • Aplicabilidade

Devido à dinâmica do mercado e à necessidade de aprendizado contínuo por parte dos empregados, um plano de capacitação, uma vez elaborado, deve ser implementado o quanto antes, uma vez que a necessidade de hoje, em relação a um individuo ou a uma equipe, provavelmente não será a mesma de amanhã. As informações captadas são muito ricas, porém perdem seu valor realístico com o tempo.

Muitas empresas, mesmo as satisfeitas com os resultados de projetos realizados ou contratados, não lhes dão a devida importância de imediato. Ao “engavetar” esse tipo de projeto, aos poucos, as informações se deterioram e, se implementado tardiamente, embora venha a ser considerado importante, o reflexo da capacitação não terá o mesmo peso.

CONCLUSÃO

O crescimento da população mundial, o comprometimento com a melhoria do padrão de vida e o aumento constante das exigências por parte do consumidor tendem a ser os maiores direcionadores de uma demanda mundial por serviços logísticos. A capacidade de administrar informações será, assim, a chave para ajudar as empresas a desenvolver soluções complexas e econômicas para prover novos serviços aos clientes. Como a tecnologia avança a uma taxa acelerada, será grande e importante o impacto do desenvolvimento nos processos logísticos. Assim, a velocidade nas tomadas de decisão será cada vez mais realçada, uma vez que a informação é desenvolvida, processada, formatada, e movida a taxas cada vez maiores e a custos menores.

Neste cenário, a competência em logística será cada vez mais valorizada como um recurso estratégico. A concorrência acirrada irá forçar as empresas a procurar novos caminhos para se manterem competitivas. As empresas cada vez mais irão perceber que a diferenciação por longo tempo através dos produtos e serviços nem sempre será possível porque, na maioria das situações, este esforço será rapidamente copiado pelos concorrentes. Contudo, nos casos em que um produto se torna uma commodity, o fator decisório entre as alternativas de fornecedores poderá ser o nível de suporte logístico, uma vez que um número crescente de empresas tem percebido o potencial de ganhar vantagem competitiva através de um serviço logístico superior. Assim sendo, a competência em logística será cada vez mais requerida, sendo o seu aprofundamento, através de capacitação adequada, a melhor forma de se alcançar com sucesso os novos mercados e de atender as – cada vez maiores – exigências dos clientes.

De acordo com avaliação do Centro de Estudos em Logística do Coppead, a ênfase no desenvolvimento de planos voltados à capacitação em logística, que vem sendo aplicada por empresas consideradas de ponta, demonstra claramente a importância deste modelo para a otimização dos processos e conseqüentemente para a melhoria dos resultados corporativos.

Desta forma, a capacitação em logística é fundamental para se atingir os patamares adequados às demandas internas da empresa e às exigências do mercado competitivo. A formulação de um plano de capacitação que preencha os requisitos necessários à otimização do padrão técnico dos colaboradores é fundamental para o desenvolvimento de iniciativas eficazes para a redução de custos, aumento do nível de serviço e agilidade na tomada de decisões.
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