Como maior festival musical do planeta, o Rock in Rio já proporcionou para muitos a oportunidade de realizar um sonho. Seja para assistir shows das maiores bandas e músicos da história, seja para assistir novos artistas ou parcerias jamais vistas (ou até mesmo imaginadas), provavelmente todos já dedicaram algum tempo para contemplar tamanho evento, na Cidade do Rock ou nas televisões.
Após 3 edições brasileiras, o Rock in Rio se internacionalizou, e no ano de 2004 foi realizado pela primeira vez em Lisboa (local que mais sediou o evento). Agora, com 4 edições já confirmadas até o ano de 2021, sendo uma brasileira nesse ano e uma inédita em Düsseldorf, o evento segue colecionando histórias de artistas, espectadores e profissionais.
Contudo, apesar de todas as histórias por trás de tamanho espetáculo, o que poucos sabem é o tamanho do planejamento logístico necessário para garantir tal organização.
Apenas no ano de 2017, oito palcos foram construídos, contando com um total de 150 atrações, cada uma com suas especificidades e necessidades de infraestrutura. Além disso, garantir o abastecimento de alimentos e bebidas é uma tarefa nada fácil. A Heineken, responsável por toda a cerveja do evento, produziu um total de 650 mil litros de cerveja para os 7 dias de shows de 2017, representando 5% da produção nacional para o mês. Quanto à alimentação, a Pepsico, responsável pelo salgadinho Doritos, criou linhas de produção específicas (para produzir 3 sabores promocionais) e dedicar um centro de distribuição exclusivamente para o Rock in Rio.
Outro número importante da edição de 2017 se refere à quantidade de produtos licenciados. No total, foram 700 itens de 35 marcas com o nome do festival estampado, divididos em 9 categorias que variam de higiene pessoal a decoração. Contudo, apesar de positiva para ambas as marcas por conta dos efeitos de divulgação, algumas complicações logísticas podem surgir pela variedade de itens. Na visão do Rock in Rio, a seleção e manutenção dos produtos licenciados deve contar com uma rigorosa avaliação que garanta um planejamento estratégico da demanda, já que o público alvo deve ser minimamente interessado nas duas marcas. Já para a marca licenciada, a gestão operacional da demanda deve ser planejada com cuidado, tendo em vista que o evento possui um efeito finito de euforia do público, de modo que qualquer estoque em excesso pode significar esforço em vão, contabilizado como custos que não serão revertidos pelo efeito do marketing do festival.
Quanto ao transporte e armazenagem de materiais dos shows, desde a edição de 1991 a Waiver Logistics, especialista em logística de eventos, é a parceira logística dos equipamentos de som e imagem do Rock in Rio, realizando o transporte da maioria dos equipamentos de artistas e participantes, além de acompanhar por toda a América Latina os que estão em turnê. Assim como a maior parte do equipamento necessário para os cenários do festival, todo o equipamento de som e imagem, inclusive os instrumentos de cada músico, deve ser transportado através de um modal marítimo ou aéreo, finalizando a viagem através do modal rodoviário até o local do evento.
Para os instrumentos musicais dos artistas, a armazenagem é o principal fator a ser observado, não só ao longo do transporte, mas também no local do show e, algumas vezes, até mesmo no próprio palco. Como praticamente todos os instrumentos são feitos de materiais sensíveis à temperatura e umidade do ar, esses precisam passar por ajustes para garantir sua qualidade e afinação. Para casos mais extremos, como de instrumentos acústicos, a madeira que compõe o instrumento pode vir a rachar, sendo necessário que a madeira se acostume lentamente com a temperatura local até o momento do show.
E como nenhum festival está livre de incertezas, há sempre também a necessidade de resposta rápida e precisa. No ano de 2017, a cantora Lady Gaga anunciou, na véspera do seu show, que não poderia participar do evento. Prontamente, os organizadores contataram a banda Maroon 5, que a princípio só iria participar do Rock in Rio dois dias depois. A Modern Logistics foi contratada imediatamente para fazer o transporte emergencial da banda, precisando apenas de 20 horas para realizar toda a operação. O show da banda, que estava em turnê no Brasil e fazendo uma apresentação em Curitiba, acabou por volta de meia-noite, e às 7h toda a carga já estava entregue à equipe de montagem de palco.
Talvez agora possamos começar a ver não só o Rock in Rio, mas todos os grandes eventos, com outros olhos. A festa começa muito antes de todos os portões serem abertos, e assim como os artistas trazem a vida para os shows, a logística é aquela que dá base para que tudo saia da melhor forma possível.
Referências:
Doritos: Novos sabores no Rock in Rio
Rock in Rio: Números grandiosos no maior festival do planeta
Rock in Rio: Fabricantes, restaurantes e supermercados enfrentam maratona
Modern: Operação especial para equipamentos do Maroon 5
Festa do rock custa R$ 200 milhões e emprega 20 mil
BUENO, MARCOS JOSÉ CORRÊA et al. Rock in Rio 2011, Os Desafios da Logística e Meio Ambiente.
